logo
HOME ZARZĄDZANIE & MARKETING PRAWO & FINANSE BLIŻEJ PACJENTA PIERWSZE KROKI KALENDARIUM LIFESTYLE TECHNOLOGIE

DOKUMENTY

OGŁOSZENIA

WSPÓŁPRACA

KONTAKT

PRAWIDŁOWE PRZECHOWYWANIE KOPII PARAGONÓW FISKALNYCH

PRAWIDŁOWE PRZECHOWYWANIE KOPII PARAGONÓW FISKALNYCH

Przepisy wymagają od każdego przedsiębiorcy, korzystającego z kasy rejestrującej, przechowywania kopii wydrukowanych paragonów fiskalnych. Dokument tego typu należy archiwizować przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym wystawiony został dowód sprzedaży. Warto więc zadbać o to, aby istotne z punktu widzenia gabinetu dane nie uległy uszkodzeniu.


Sposób przechowywania paragonów fiskalnych jest ściśle związany z decyzją dotyczącą zakupu kasy rejestrującej. Dostępne na polskim rynku urządzenia mogą bowiem archiwizować dane w formie cyfrowej (na karcie pamięci SD lub microSD) albo tradycyjnej (papierowej). Obowiązek gromadzenia kopii paragonów przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym wydrukowany został dowód sprzedaży, występuje w obydwu przypadkach. Niemniej jednak, odmienne rozwiązania technologiczne wymagają podjęcia różnych działań, w celu skutecznego zabezpieczenia dokumentacji.


Kasa z technologią tradycyjną drukuje jednocześnie paragon fiskalny oraz jego kopię. Obowiązkiem podatnika jest wtedy staranne zabezpieczenie rolki z danymi dotyczącymi przeprowadzonych transakcji. Jeżeli lekarz lub lekarz stomatolog korzysta z kasy z technologią cyfrową, urządzenie przechowa dokumenty automatycznie. Rozwiązanie to wymaga jednak kontrolowania poprawności zapisu elektronicznej kopii paragonów – wyjaśnia ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych, Marcin Ciechowicz.


Kopia paragonów na elektronicznym nośniku danych


Zalecenia dotyczące przechowywania dokumentacji w formie cyfrowej można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Przepisy wymagają bieżącego nadzorowania prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizacji, stosowania urządzeń i nośników określonych w książce kasy oraz używania autoryzowanego przez producenta programu do archiwizacji (zgodnego z kartą kasy).


Urządzenie z kopią elektroniczną wykorzystuje kartę pamięci o pojemności 2 lub 4 GB. W sytuacji zapełnienia nośnika, wystarczy go wymienić na taki sam. Co więcej, zaletą urządzenia z kopią elektroniczną jest z pewnością możliwość łatwego zapisania dokumentacji na dysku twardym komputera, pendrivie lub płycie DVD. Pozwoli to na dodatkowe zabezpieczenie danych – zaznacza Marcin Ciechowicz.


Jak zabezpieczyć rolki z kopią paragonów?


Z podjęciem innych działań wiąże się stosowanie kasy wyposażonej w papierową kopią paragonów. W tym przypadku istotne jest zadbanie o to, aby zadrukowane rolki nie uległy zniszczeniu i pozostały czytelne nawet po 5 latach. Istnieją różne sposoby składowania dokumentów wystawionych przez urządzenie rejestrujące, ale szczególnie warto zwrócić uwagę na kilka kwestii.


Po pierwsze, papierową kopię paragonów warto przechowywać w jednym miejscu. Pozwoli to zachować porządek w dokumentacji. Po drugie, w celu lepszego zabezpieczenia zadrukowanych rolek, należy unikać miejsc wilgotnych, ciepłych i wystawionych na działanie światła słonecznego. Papierowe dokumenty można dodatkowo umieścić w szczelnej, foliowej torebce – tłumaczy ekspert PCKF.


X
Nasz newsletter to cotygodniowa porcja inspiracji i rozwiązań dla Twojego gabinetu/przychodni. Zostaw nam swój adres e-mail, a my przekażemy Ci niezbędne i ciekawe informacje dla Twojego biznesu
podaj adres email:

© 2015 MedSukces

O nas   Kontakt